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Firmenunterlagen und Belege sinnvoll sortieren

Ordnung

Firmenunterlagen und Belege sinnvoll sortieren

Firmenunterlagen sinnvoll über das Jahr sortieren

Ablage für Belege und UnterlagenUm vom Finanzamt Geld zurück zu bekommen, muss man die Steuerformulare sorgfältig ausfüllen und diese, mit allen dazugehörigen Unterlagen, an das Finanzamt schicken. Da aber das Sammeln und Sortieren von Belegen eine zeitraubende Angelegenheit ist, wird dies gerne von vielen vernachlässigt. Dabei kann es so einfach sein, Ordnung in seine Ablage zu bringen.

Firmenunterlagen sinnvoll über das Jahr sortieren

Ablage für Belege und UnterlagenUm vom Finanzamt Geld zurück zu bekommen, muss man die Steuerformulare sorgfältig ausfüllen und diese, mit allen dazugehörigen Unterlagen, an das Finanzamt schicken.

Da aber das Sammeln und Sortieren von Belegen eine zeitraubende Angelegenheit ist, wird dies gerne von vielen vernachlässigt. Dabei kann es so einfach sein, Ordnung in seine Ablage zu bringen. Meistens fehlen nur die richtigen Ideen.

Sammelleidenschaft ausleben

Gerade für die Beginner unter den Selbstständigen oder für Existenzgründer ist es ein absolutes Muss, die Unterlagen am Ende des Jahres dem Finanzamt und vorher monatlich, dem Steuerberater vorzulegen.

Gesammelt werden müssen selbstverständlich alle Rechnungen und Belege, die am Ende des Jahres in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können.

Hierzu gehören natürlich auch die Belege über Ausgaben. Gerade bei berufsbedingten Anschaffungen, wie PC, Software, Druckerpapier, Druckerpatronen, Büromaterial und Büromöbel, müssen die Rechnungen und Belege aufgehoben werden, da diese das Einkommen erheblich senken, was Einfluss auf Ihre mögliche Steuerrückzahlung hat.

Belege sortieren spart Geld

In der Regel lassen sich Steuerberater und Buchführungsbüros das Sortieren und ordentliche Abheften der Belege, zur weiteren Bearbeitung, zusätzlich bezahlen.

Alleine um diese Kosten einzusparen lautet die Empfehlung, mindestens einmal in der Woche die Belege selbst sortieren und abzuheften.

Hierzu gibt es einige Grundlagen die man wissen sollte.

Schriftstücke, – die sogenannte Ablage, – können chronologisch oder alphabetisch abgelegt werden. Alphabetisch bedeutet von A – Z, also nach Namen, das kann sein – Firmennamen oder Nachnamen, während chronologisch nach dem Datum, oder bei eigenen Rechnungen, nach der Rechnungsnummer, sortiert wird.

Unterlagen richtig aufbewahren

Obwohl bereits viele Firmen, im Zeitalter des Internets, bereits mit E-Mails, Pdf-Dateien, sowie dem Einscannen von Dokumenten arbeiten, ist ein papierloses Büro nach wie vor noch Utopie.

Deshalb kämpfen wir uns weiterhin durch viel Papier und einem Ablagesystem.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Firmen in Deutschland

6 Jahre = Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wie Auftragsbestätigungen, Kostenvorschläge, Arbeitsnachweise, Geschäftsbriefe, Geschäftspapieren und sonstige Unterlagen mit einer kaufmännischen und steuerlicher Bedeutung, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

10 Jahre = Alles was gebucht wird, wie Rechnungen, Jahresabschlüsse, Inventar, Handelsbücher, Kassenbuch, Kontoauszüge, Urkunden, Hypotheken uvm. muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Ablage in Stehordnern: Ein gut geordnetes Ablagesystem kann dabei helfen, ein späteres Chaos zu vermeiden. Da im täglichen Geschäftsverkehr eine Unmenge an Briefen, Lieferscheinen, und Rechnung anfallen, sollten die Dokumente unbedingt sortiert und in Ordnern abgelegt werden.

Wir unterscheiden die Bestandsunterlagen von den laufenden monatlichen Unterlagen.

Während die Abgabe der Buchführungsunterlagen für den Steuerberater, monatlich geschieht, also jeden Monat ein Ordner, sollte für das laufende Geschäftsjahr Extra-Ordner langfristig angelegt werden.

Wichtig sind hier Ordner für:

1. Finanzamt und Gewerbeamt
Hier sollte der gesamte Schriftverkehr mit dem Finanzamt, alle Steuerbescheide und Steueranmeldungen, Jahresabschlüsse sowie alle offiziellen Unterlagen über das Gewerbe usw. abgeheftet werden.

2. Bestandsunterlagen
Laufender Schriftverkehr von Krankenkassen und Berufsgenossenschaften, wie Anmeldungen, Abmeldungen und Rentenversicherung.

3. Ordner für Betriebsausstattung
In diesem Ordner werden alle Unterlagen gesammelt, die zum Betriebsinventar gehören, wie Einrichtungen von Werkstätten und Büroeinrichtungen, Fahrzeuge, Geräte sowie Werkzeug, Computer u.a.

4. BA (Bundesagentur für Arbeit) / Zuschüsse
Gerade bei Existenzgründern fallen am Anfang eine Menge an Unterlagen an.

6. Banken
Ebenso wichtig ist es sämtliche Kreditunterlagen, Konteneröffnungen und sonstiges aufzubewahren.

7. Des Weiteren Ordner für ausgestellte Rechnungen (Debitoren), Kundenrechnungen (Kreditoren) Angebote und Lieferscheine. (Diese können auch den Rechnungen zugeordnet werden), Gesprächsnotizen und normaler Schriftverkehr.

Natürlich kann die Untergliederung der einzelnen Ordner individuell gestaltet werden.

Das Sortieren der Unterlagen geschieht bei Schriftverkehr und Kundenrechnungen nach Namen und dann innerhalb nach dem Datum, wobei das aktuelle Datum immer zuerst zu finden ist, also oben liegt.

Monatliche Unterlagen für den Steuerberater

Um eine zeitnahe Buchführung zu erstellen, ist es wichtig Kontoauszüge regelmäßig bei der Bank auszudrucken und abzuholen, da diese im monatlichen Buchführungsordner abgeheftet werden.

Der monatliche Buchführungsordner sollte, die Steuerunterlagen nach Belegen, jeweils getrennt mit Trennblatt oder Registerkarte, für die Einkommensteuer, Kirchensteuer, Lohnsteuer, Sozialversicherung, monatliche Lohnabrechnungen, Kunden- und Lieferantenrechnungen, eigene Rechnungen, enthalten.

Ebenso das Kassenbuch und das Bankkonto des jeweiligen, monatlichen Abrechnungszeitraums.

So sortieren Sie die Belege in Kasse und Bank

Normalerweise werden Bankauszüge nach dem Konto und dann innerhalb der Belege nach der Kontoauszugsnummer sortiert. Ebenso das Kassenbuch bzw. die Kasse, Einnahmen und Ausgaben chronologisch nach Datum.

Das monatliche Kassenblatt, mit den dazugehörigen Belegen, sollte nach dem Datum sortiert und abgeheftet sein. Die Belege sollten in der Reihenfolge, wie sie im Kassenblatt eingetragen sind, abgeheftet werden. Belege, welche zu klein sind zum Abheften, müssen mit einem Klebestift auf ein größeres Blatt, DIN A4 oder DIN A5, aufgeklebt und dann abgeheftet werden.

Bankauszüge werden nach den Abbuchungen auf dem Bankkonto sortiert. Die dazugehörigen Belege werden mit einsortiert.

Nach Rückgabe und Buchung der Unterlagen durch den Steuerberater, können die monatlichen Rechnungsbelege sowie Bank- und Kassenbelege in die laufenden Geschäftsordner umsortiert und abgeheftet werden.

Offene Posten und Wirtschaftsgüter

Wir empfehlen, wichtige Unterlagen wie unbezahlte Eingangs- oder Ausgangsrechnungen gesondert von der Finanzbuchführung aufzubewahren und entweder zu kopieren, (einmal laufender Buchungsordner, einmal für Ordner unbezahlte Rechnungen) oder aber einzuscannen und auf einer Festplatte zu sichern. (Ein Schritt zum papierlosen Büro. :-))

Gerade für kleinere oder junge Unternehmen bietet sich diese Ablagesystem an, um nicht die Übersicht über unbezahlte Rechnungen zu verlieren.

Dieses System eignet sich auch bei der Überprüfung der neuen Wirtschaftsgüter oder der Verwaltung von Wirtschaftsgüter bzw. Anlagegüter. Die Bewertung und Bilanzierung übernimmt zwar der Steuerberater oder das Buchführungsbüro mit einem Anlagenspiegel, aber der Unternehmer kann am Jahresende alle nötigen Daten, ohne große Sucherei, bereitstellen. Der dafür angelegte Ordner sollte jeweils eine Kopie der angeschafften Wirtschaftsgüter enthalten.

Was letztendlich wirklich benötigt wird, werden Sie im Laufe des Geschäftsjahres, selbst feststellen.

Wichtig ist auf jeden Fall, alle Belege zu sammeln und nichts wegzuschmeißen, und mindestens einmal in der Woche an das Sortieren und Abheften zu gehen.

Werfen Sie die Belege nicht einfach irgendwo auf Ihren Schreibtisch, sondern schaffen Sie für das Sammeln der Belege eine „Sammelbox“ an. Zur Not tut es auch ein leerer Schuhkarton.

Übrigens: Alle benötigten Büromaterialien können bequem im Internet bestellt werden, die nötige Motivation um das Ordnungssystem am Laufen zu halten, müssen Sie schon selbst aufbringen. Aber es lohnt sich. Es erspart zeitraubende Sucherei und vor allem Ärger, bei fehlenden Unterlagen.

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