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Rechnungen und Unterlagen sortieren

Rechnungen, Quittungen, Belege

Ordnung

Rechnungen und Unterlagen sortieren

Rechnungen und Unterlagen sortieren und ablegen sind eher unangenehme, aber notwendige Tätigkeiten. Bei allen Tätigkeiten, die so wenig erfreulich sind, dass man sie gerne vor sich herschiebt, hilft der Trick, die Arbeit so vorzubereiten, dass es später leicht von der Hand geht, aber zu jeder Zeit ordentlich aussieht.

Dazu nehmen Sie einfach eine schöne Kiste, beschriften einen Aufkleber mit „Ablage“ und stellen diese Kiste in das Regal an Ihrem Schreibtisch. In diese Kiste kommt alles rein, was abgelegt werden muss. Und zwar wirklich alles, und das sofort, wenn Sie nach Hause kommen.

Quittung in die Kiste

Haben Sie zum Beispiel im Supermarkt spontan eine Pfanne gekauft, wandert der Kassenzettel sofort in die Kiste, die Pfanne in die Küche. Wenn sich nach dem ersten Braten schon der Boden wölbt, brauchen Sie den Kassenzettel, um die Pfanne ganz schnell zurückzugeben.

Mit diesem einfachen System werden Sie ihn finden, auch wenn Sie zwischendurch noch nicht zum Ablegen gekommen sind, er liegt ja noch ziemlich obenauf.

Sortieren und Ablegen der Rechnungen

Wenn sich einiges angesammelt hat und Sie gerade ungestört arbeiten können, geht es an das eigentliche Sortieren und Ablegen. Zuerst brauchen Sie einen großen, leeren Tisch.

Profis, die viel abzulegen haben, haben sich für die schnelle Ablage einmalig Pappkärtchen angefertigt, auf denen die Ordnerkategorien stehen. Sie sind mit einem Gummi ummantelt mit in der Kiste und werden nun hinten auf dem Tisch ausgelegt: Miete, Handy, Bank, sonstige Anschaffungen (die Beschriftung richtet sich natürlich nach Ihrem Ordnungssystem).

Haben Sie nur wenig abzulegen, können Sie auch ohne Kärtchen auskommen, Sie können zum Beispiel die einzelnen Ordner Ihres Ordnungssystems in Abständen hinten auf den Tisch zu stellen und direkt davor Stapel bilden. Das geht schnell, ein Beleg nach dem anderen wandert auf einen der Stapel, in wenigen Minuten ist auch eine große Kiste leer.

Nun wird jeder in einem Zug abzulegende Stapel nach Datum sortiert. Das älteste Datum kommt ganz nach unten, zum Schluss wird der Stapel umgedreht.

Jetzt können Sie das Ganze ablegen: Etwa zehn Belege aufnehmen, auf dem Tisch eine glatte Kante bilden, lochen, und mit dem ältesten Beleg zuunterst rein in den Ordner.

Ordnungssysteme für das schnelle Sortieren

Wenn Sie mit Ihrem Ordnungssystem nicht zufrieden sind, lohnt es sich, ein wenig Zeit und Überlegung in ein Ordnungssystem für das private Büro zu investieren.

Wenn Sie das System gefunden haben, das Ihnen zusagt und logisch erscheint, wird Ihnen die Ablage erfahrungsgemäß wesentlich leichter von der Hand gehen.

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Nützliche Haushaltstipps, praktische Helferlein im Alltag, lustige Gimmicks und Gadgets für den Alltag und Dinge, die den Alltag erleichtern - genau darüber berichte ich hier.

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